Pode não ser o assunto mais atraente, mas a gestão de instalações é central para qualquer negócio que possua um espaço físico — quanto maior se torna essa área, mais complexa ela se torna.

A startup portuguesa Infraspeak se propôs a resolver isso com uma plataforma tudo-em-um que oferece aos gerentes de instalações e prestadores de serviços associados insights e controle operacional sobre tudo o que acontece em um determinado local.

Fundada em 2015, a Infraspeak já levantou cerca de 20 milhões de dólares em financiamentos e conquistou clientes de peso como KFC, Intercontinental e Primark. E, para impulsionar sua próxima fase de crescimento, a startup com sede no Porto anunciou na segunda-feira que levantou mais 18 milhões de euros (19,5 milhões de dólares) em uma rodada de financiamento Série B.

Muitas partes móveis

Considere uma empresa de saúde com inúmeros departamentos, equipamentos e contratados abrangendo várias disciplinas como manutenção e limpeza — muito precisa ser coordenado e gerenciado.

“Gerenciar todas essas partes móveis é desafiador, e as apostas são bastante altas”, disse o co-fundador e CEO da Infraspeak. “Eles [gerentes de instalações] precisam rastrear tudo, desde cronogramas de manutenção preventiva até ordens de serviço, tarefas de limpeza, comunicação com contratados, gerenciamento da qualidade do ar, acordos de nível de serviço, preparação de salas e relatórios de desempenho — tudo isso enquanto garantem a conformidade com as normas de saúde e segurança.”

Claro, as empresas gerenciaram tudo isso por muito tempo antes da era digital, mas a tarefa ainda exigia processos manuais significativos e sistemas desarticulados que eram propensos a erros humanos. Mesmo em épocas mais recentes, as empresas podiam combinar planilhas e softwares diversos projetados para tarefas específicas.

Isso chega ao cerne do que a Infraspeak está construindo: um conduit centralizado que conecta os pontos entre sistemas e processos, permitindo que todas as partes interessadas colaborem em um só lugar.

Isso é possibilitado por um espaço de trabalho compartilhado, chamado Infraspeak Network. Além de permitir que gerentes de instalações gerenciem trabalho interno, como operações de prédio e conectem equipes, o espaço de trabalho também se liga diretamente a prestadores de serviços externos — permitindo que os gerentes solicitem orçamentos de fornecedores, contratem-nos, atribuam ordens de serviço e acompanhem o progresso. Prestadores de serviços, por sua vez, podem usar o Infraspeak para enviar orçamentos, comunicar-se com clientes, compartilhar dados operacionais e mais.

“Como uma plataforma de gestão de instalações colaborativa, a Infraspeak permite que as equipes de instalações gerenciem toda a operação de maneira coesa — permite que gerentes de instalações, funcionários e contratados colaborem em um espaço de trabalho digital compartilhado,” disse o CEO. “Seja compartilhando dados em tempo real, gerenciando ordens de serviço ou rastreando a execução de tarefas, cada parte interessada está conectada, reduzindo a má comunicação e gargalos.”

Com o crescimento do trabalho remoto, seria fácil supor que a demanda por tecnologia para ajudar a gerenciar prédios comerciais poderia não ser tão alta quanto antes. Ignorando o fato de que muitas empresas estão exigindo que os trabalhadores retornem a seus escritórios, a verdade é que existem inúmeras instalações que precisam de gerenciamento além de escritórios — de shoppings e hospitais a aeroportos e fábricas.

“A tendência do trabalho remoto não impactou significativamente nosso negócio,” disse o CEO. “Se algo, o trabalho remoto tornou o software de gestão de instalações baseado em nuvem mais essencial — ele permite que gerentes operacionais controlem várias instalações sem estar constantemente no local. E se considerarmos um dos principais fatores que impulsionaram a tendência do trabalho remoto em primeiro lugar, ou seja, a pandemia, então a importância desse tipo de software se torna ainda mais clara, pois permite gerenciar a ocupação dos edifícios, impor protocolos de saúde e segurança ou ajustar cronogramas de limpeza com base na utilização do espaço.”

Complexidades

A Infraspeak compete com outras startups como MaintainX, Upkeep e Facilio, que levantaram investimentos significativos de capital de risco nos últimos anos — indicando uma demanda crescente por melhores ferramentas de gestão de instalações. O CEO também apontou vários fatores que podem estar impulsionando essa demanda, incluindo a crescente complexidade de gerenciar edifícios devido ao fato de que agora possuem mais dispositivos e dados fluindo através deles do que nunca.

Em conjunto, as empresas estão sob crescente pressão para otimizar operações para atender a rígidas metas de sustentabilidade e ESG.

“Em geral, os edifícios agora tendem a ter sistemas mais avançados, regulamentações mais rigorosas, grandes redes de fornecedores, preocupações crescentes com sustentabilidade e pressão para serem eficientes em custos e transparentes para os usuários dos edifícios,” disse o CEO.

A Infraspeak conta com cerca de 182 funcionários (ou “Infraspeakers,” como os chamam…) em escritórios no Porto, Londres, Barcelona e Florianópolis, e alguns funcionários estão baseados remotamente em outras partes da América do Sul e Europa. Com os novos 19,5 milhões de dólares no caixa, a empresa planeja expandir seu quadro de funcionários em mais 100 pessoas em 2025, incluindo cargos de nível C, como diretor de receita.

A Europa continua sendo o foco principal da Infraspeak por enquanto, mas a startup também está se expandindo para a América do Sul e África. Embora a empresa não opere formalmente no mercado dos Estados Unidos, ela afirma ter “um pequeno número” de clientes do outro lado do Atlântico, que poderiam servir como o início para uma expansão futura — poderá precisar levantar mais dinheiro para isso.

“Planejamos levantar nossa Série C até 2025, e entrar e conquistar o mercado dos EUA definitivamente estará nos planos até lá,” disse o CEO.

Quais os principais benefícios de uma plataforma de gestão de instalações?

Os principais benefícios de uma plataforma de gestão de instalações podem ser resumidos da seguinte maneira:

1. Transparência e Visibilidade

Um software de gestão de instalações proporciona transparência e visibilidade nas operações, permitindo que os gerentes supervisionem e controlem os serviços de manutenção, identifiquem tarefas dos colaboradores, prazos de abertura e encerramento de chamados, e acompanhem o cronograma de trabalho individual ou do time.

2. Organização de Dados e Informações

A plataforma centraliza e organiza dados e informações essenciais, facilitando o acesso e a análise dos dados. Isso inclui informações sobre ativos da empresa, formulários, cronogramas, históricos e outros documentos, otimizando as rotinas de manutenção e permitindo tomadas de decisões mais assertivas.

3. Gerenciamento e Controle Total das Equipes

O software permite o acompanhamento e controle total das equipes de manutenção, incluindo a agenda dos colaboradores, abertura de chamados e andamento das tarefas. Isso pode ser realizado por meio de dispositivos eletrônicos e de forma remota, otimizando o trabalho dos gestores.

4. Otimização da Comunicação

A plataforma integra a equipe de facilities em um único ambiente, otimizando a comunicação entre gestores, colaboradores e clientes. Isso garante que demandas urgentes sejam atendidas com maior agilidade e reduz desencontros de informações ou erros de processo.

5. Controle de Custos e Manutenção

O software permite que os técnicos e colaboradores apontem os custos dos orçamentos, deem baixa em materiais do estoque de manutenção e controlem o tempo utilizado em cada atendimento. Isso facilita análises, otimiza times e procedimentos, e garante o máximo desempenho da equipe.

6. Gerenciamento de Ativos

A plataforma permite o gerenciamento eficaz dos ativos, incluindo o rastreamento de sua localização, status e histórico de manutenção. Isso ajuda a otimizar o uso do espaço e melhorar o ambiente geral de trabalho.

7. Redução do Downtime

O software facilita a transição de uma manutenção reativa para uma manutenção preventiva ou preditiva, reduzindo o downtime e melhorando a eficiência operacional. A conectividade com sensores e dispositivos IoT melhora a manutenção preditiva e o rastreamento de ativos.

8. Segurança e Conformidade

A plataforma ajuda as empresas a permanecerem em conformidade com regulamentos de saúde e segurança, rastreando inspeções e auditorias de segurança, levantando alertas aos membros da equipe e registrando perigos e riscos potenciais.

9. Melhor Utilização do Espaço

O software permite o rastreamento do uso e ocupação do espaço, otimizando o uso do espaço e melhorando o ambiente geral de trabalho.

10. Tomadas de Decisões Mais Estratégicas

A plataforma fornece dados e análises em tempo real, permitindo que as empresas tomem decisões informadas e descubram insights competitivos. Isso facilita a tomada de decisões apoiadas em dados confiáveis e reais.

11. Mobilidade e Digitalização

O software oferece versões mobile, permitindo a geração de evidências do trabalho realizado, como fotos ou vídeos, e registros do antes e do depois do trabalho, além de pesquisas de satisfação com o usuário.

Conclusão

Em suma, as facilidades proporcionadas por uma plataforma de gestão de instalações, como o Infraspeak, são inestimáveis para a eficiência e a produtividade das operações. Com tecnologias avançadas que promovem a otimização de processos, visibilidade em tempo real e controle de custos, essas soluções estão transformando a forma como as empresas gerenciam suas operações de manutenção. A adoção dessas ferramentas não só melhora a eficácia das equipes, mas também contribui para a segurança e a conformidade nas organizações.

Fontes

• Benefícios do Software de Gestão de Facilities
• Vantagens do Software de Operação, Manutenção e Controle
• Software para Gerenciamento de Instalações

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